Política de Protección de Datos
Finalidad
Tanto el Órgano de Administración de una Sociedad, como un profesional autónomo, tienen atribuida la responsabilidad de formular la estrategia y aprobar las Políticas corporativas de la Sociedad -en el caso de las Sociedades-, así como el compromiso responsable de la gestión continua de los riesgos potenciales asociados al tratamiento de datos desde su diseño hasta la finalización del mismo, ya sea por la supresión o anonimización de los datos personales. Se trata así de que todo tratamiento de datos personales cumpla con los requisitos exigidos minimizando los riesgos que impliquen para la persona física cuyos datos personales son tratados.
En el ejercicio de estas responsabilidades, y con el objeto de establecer los principios generales que deben regir el tratamiento de los datos personales, en el sentido establecido por la normativa y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD en adelante), quien dirige un negocio en el que se tratan datos personales, debe de aprobar la presente Política de protección de datos personales o una de semejante para cumplir con el RGPD.
Esta Política de protección de datos personales establece los principios y pautas de actuación que deben regir en materia de protección de datos personales, garantizando, en todo caso, el tratamiento de datos personales deberá respetar los requisitos normativos exigibles y aplicables al nivel de riesgo que implique para la persona física cuyos datos personales se tratan.
En particular, la Política de protección de datos personales tiene la finalidad de garantizar el derecho a la protección de sus datos de todas las personas físicas que se relacionan con la sociedad o el autónomo, asegurando el respeto del derecho al honor y a la intimidad en el tratamiento de las diferentes tipologías de datos personales, procedentes de diferentes fuentes y con fines diversos en función de su actividad empresarial.
Ámbito de aplicación
La Política de protección de datos personales será de aplicación a la Sociedad, a sus administradores, directivos y empleados, si los hubiere, así como a todas las personas que se relacionen con las sociedades pertenecientes a aquélla y que bajo la autoridad de la Sociedad traten datos personales para el cumplimento de sus actividades.
Principios del tratamiento de los datos personales
Principios generales
La Sociedad, empresa o autónomo cumplirá escrupulosamente con la legislación de su jurisdicción en materia de protección de datos, la que resulte aplicable en función del tratamiento de datos personales que se lleve a cabo y la que se determine conforme a normas o acuerdos vinculantes adoptados en el seno de una Sociedad o, en su caso, con otros responsables del tratamiento si se tratan datos personales por cuenta de los mismos.
El interesado promoverá que los principios recogidos en esta Política de protección de datos personales sean tenidos en cuenta en el diseño e implementación de todos los procedimientos que impliquen el tratamiento de datos personales, en los productos y servicios ofrecidos por estas, en todos los contratos y obligaciones que formalicen con personas físicas y en la implantación de cuantos sistemas y plataformas permitan el acceso por parte de empleados o de terceros a datos personales y/o la recogida o tratamiento de dichos datos.
• Principios de legitimidad, licitud y lealtad en el tratamiento de datos personales.
El tratamiento de datos personales será leal, legítimo y lícito conforme a la legislación aplicable. En este sentido, los datos personales deberán ser recogidos para uno o varios fines específicos y legítimos conforme a la legislación aplicable.
En los casos en los que resulte obligatorio conforme a la legislación aplicable, deberá obtenerse el consentimiento de los interesados antes de recabar sus datos.
Asimismo, cuando lo exija la ley, los fines del tratamiento de datos personales serán explícitos y determinados en el momento de su recogida.
• Principio de minimización
Solo serán objeto de tratamiento aquellos datos personales que resulten estrictamente necesarios para la finalidad para los que se recojan o traten y adecuados a tal finalidad.
• Principio de exactitud
Los datos personales deberán ser exactos y estar actualizados. En caso contrario, deberán suprimirse o rectificarse.
• Principio de limitación del plazo de conservación
Los datos personales no se conservarán más allá del plazo necesario para conseguir el fin para el cual se tratan, salvo en los supuestos previstos legalmente. Los datos personales serán suprimidos o anonimizados cuando dejen de ser necesarios para el fin o fines del tratamiento, salvo que deban ser bloqueados, en virtud de la obligación exigible al responsable del tratamiento, o conservados como consecuencia del ejercicio del derecho de limitación.
• Principio de integridad y confidencialidad
En el tratamiento de los datos personales se deberá garantizar, mediante medidas técnicas u organizativas, una seguridad adecuada que los proteja del tratamiento no autorizado o ilícito y que evite su pérdida, su destrucción y que sufran daños accidentales.
• Principio de responsabilidad proactiva (rendición de cuentas)
El interesado será responsable de cumplir con los principios estipulados en esta Política de protección de datos personales y los exigidos en la legislación aplicable y deberán ser capaces de demostrarlo, cuando así lo exija la legislación aplicable.
Se deberá hacer una evaluación del riesgo de los tratamientos que realicen, con el fin de determinar las medidas a aplicar para garantizar que los datos personales se tratan conforme a las exigencias legales. En los casos en los que la normativa lo exija, se evaluarán de forma previa los riesgos que para la protección de datos personales puedan comportar nuevos productos, servicios o sistemas de información y se adoptarán las medidas necesarias para eliminarlos o mitigarlos. La Sociedad deberá llevar un registro de actividades en el que se describan los tratamientos de datos personales que lleven a cabo en el marco de sus actividades.
En el caso de que se produzca una violación de la seguridad de los datos que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos, deberán seguirse los protocolos internos establecidos a tal efecto y los que establezca la legislación aplicable. Dichas violaciones deberán documentarse y se adoptarán medidas para solventar y paliar los posibles efectos negativos para los interesados.
• Principios de transparencia e información.
El tratamiento de datos personales será transparente en relación con el interesado, facilitándole la información sobre el tratamiento de sus datos de forma comprensible y accesible, cuando así lo exija la normativa aplicable.
A fin de garantizar un tratamiento leal y transparente, el responsable del tratamiento deberá informar a los interesados cuyos datos se pretende recabar de las circunstancias relativas al tratamiento conforme a la legislación aplicable. Igualmente, si los datos personales no han sido obtenidos de los interesados, la Sociedad cumplirá con el principio de información en los términos previstos en la normativa aplicable, salvo que concurra alguna excepción al respecto o se puedan tomar otras medidas en relación con este principio.
• Adquisición u obtención de datos personales.
Queda prohibida la adquisición u obtención de datos personales de fuentes ilegítimas, de fuentes que no garanticen suficientemente su legítima procedencia o de fuentes cuyos datos hayan sido recabados o cedidos contraviniendo la normativa. Queda también prohibido cualquier tratamiento de datos personales que no cumpla con los requisitos exigidos en virtud de la normativa aplicable o la obtención de datos personales incumplimiendo los principios de licitud y lealtad como, por ejemplo, a través de engaño o formas no permitidas por la normativa en materia de protección de datos personales.
• Contratación de encargados del tratamiento.
Con carácter previo a la contratación de cualquier prestador de servicios que acceda a datos personales que sean responsabilidad de la Sociedad, así como durante la vigencia de la relación contractual, esta deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar y, cuando sea legalmente exigible, demostrar, que el tratamiento de datos por parte del encargado se lleva a cabo conforme a la normativa aplicable. Todo prestador de servicios que actúe como encargado del tratamiento tendrá que haber firmado o suscrito con el interesado un contrato u otro acto
Pág. 09 Política de Protección de datos jurídico que cumpla con los requisitos exigidos por la normativa aplicable sobre protección de datos y deberá ser capaz, en todo momento, incluso en el momento de finalización del servicio que implique el tratamiento de datos personales, de ayudar a la Sociedad a cumplir y demostrar el cumplimiento en la materia.
• Derechos de los interesados
El interesado facilitará que todos los usuarios de los cuales ha recabado sus datos, puedan ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición, incliuda en su caso la elaboración de perfiles, que sean de aplicación, estableciendo, a tal efecto, medidas adecuadas y los procedimientos internos que resulten necesarios para satisfacer, al menos, los requisitos legales aplicables en cada caso.
Implementación
Conforme a lo dispuesto en esta Política de protección de datos personales, se desarrollará y mantendrá actualizada la información en virtud de la normativa que vaya surgiendo y que deba de repercutir en el interesado en aquello referente a la gestión y calidad y que afecte a la protección de datos personales, más cuando deba ser de obligado cumplimiento.
Será el RESPONSABLE el que deberá de reportar los desarrollos y novedades normativas que se produzcan en este ámbito.
El RESPONSABLE será el encargado aconsejar las pertinentes mejoras en los sistemas de información del interesado, los controles y desarrollos informáticos que sean adecuados para garantizar el cumplimiento de la normativa interna de gestión de la protección de datos y velará por que dichos desarrollos estén actualizados en cada momento.
Se deberá promover una cultura proactiva de la privacidad, compromiso responsable que, a la vez, contribuya a fortalecer la protección eficaz de los derechos de las personas.
Control y Evaluación
• Control
Corresponde al RESPONSABLE, supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en esta Política de protección de datos personales. Lo anterior se entenderá, en todo caso, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan al interesado por no aplicar las recomendaciones indicadas, tal y como establece el RGPD. Para verificar el cumplimiento de esta Política de protección de datos personales se realizarán auditorías periódicas.
• Evaluación
El RESPONSABLE evaluará, al menos una vez al año, el cumplimiento y la eficacia de esta Política de protección de datos personales, al mismo tiempo que evaluará, también, al menos una vez al año -o cada vez que sea necesario en atención al riesgo que implique el tratamiento de datos personales-, el cumplimiento y la eficacia de esta Política de protección de datos personales y pondrá en conocimiento del interesado el resultado de dicha evaluación.
Se llevará a cabo una gestión continuada de los riesgos potenciales asociados al tratamiento de datos desde su diseño.
